Concept: nog niet nagekeken door een jurist
Deze tekst is opgesteld door de bouwer van de site, niet door een advocaat, en is geen juridisch advies. Waar een afspraak nog niet vastligt, staat dat [[GEEL GEMARKEERD]] in de zin zelf, met erbij wat er dan geldt. Dat is er liever open dan ingevuld met een getal dat niemand beslist heeft. Het geheel wordt nagelezen door iemand met kennis van zaken vóór de bètaperiode eindigt of er gefactureerd wordt.
Verwerkersovereenkomst
Deze overeenkomst hoort bij de algemene voorwaarden en voert artikel 28 AVG uit. Ze geldt tussen de club (de verwerkingsverantwoordelijke) en Benjamin Ceyssens, handelend onder de handelsnaam Flexbit, met ondernemingsnummer 0650.741.326 (de verwerker).
De verwerker is een natuurlijke persoon, niet een vennootschap: Flexbit is een handelsnaam en geen rechtspersoon. De verplichtingen hieronder rusten dus op de ondernemer zelf. Dat is geen detail voor de ondertekening: er is geen rechtspersoon achter wie de aansprakelijkheid schuilgaat.
Zonder deze overeenkomst mag een club haar ledengegevens juridisch gezien niet aan Klubba toevertrouwen. Ze is dus geen formaliteit achteraf maar een voorwaarde vooraf.
1. Onderwerp en duur
Klubba verwerkt persoonsgegevens om het clubbeheerplatform te leveren: ledenadministratie, ploegen, kalender, aanwezigheden, communicatie, documenten, vrijwilligers, financiën en speeldagplanning. De verwerking duurt zolang de overeenkomst met de club loopt.
2. Aard, doel en betrokkenen
- Categorieën betrokkenen: leden en spelers (waaronder minderjarigen), ouders en voogden, trainers en staf, bestuursleden, vrijwilligers en contactpersonen.
- Categorieën gegevens: identificatie- en contactgegevens, geboortedatum, adres, gezinsverbanden, noodcontacten, ploeg- en rolgegevens, aanwezigheden, evaluaties, berichten, facturatiegegevens en opgeladen documenten.
- Bijzondere categorieën: gezondheidsgegevens in het veld voor medische nota's (allergieën, aandoeningen). De club beslist of ze dit veld gebruikt en op welke grondslag.
3. Instructies
Klubba verwerkt de gegevens uitsluitend op gedocumenteerde instructie van de club. Het gebruik van het platform door de club geldt als die instructie. We gebruiken de gegevens niet voor eigen doeleinden, niet voor reclame, en niet om onze modellen of producten te trainen.
Meent Klubba dat een instructie in strijd is met de AVG, dan melden we dat aan de club.
4. Vertrouwelijkheid
Iedereen die bij Klubba toegang heeft tot persoonsgegevens is tot vertrouwelijkheid gehouden, en krijgt die toegang enkel voor zover zijn taak het vereist.
5. Beveiliging
Klubba neemt passende technische en organisatorische maatregelen zoals bedoeld in artikel 32 AVG, waaronder:
- strikte scheiding tussen clubs: elke opvraging wordt beperkt tot de club uit de aangemelde sessie;
- toegang per rol, waarbij medische nota's enkel zichtbaar zijn voor de betrokkene, zijn ouders en de bevoegde staf;
- versleuteling van verkeer en van gegevens in rust;
- uitlevering van bestanden via een route die de club in de sleutel toetst aan de sessie;
- wachtwoordbeheer door een gespecialiseerde aanmelddienst, zodat wij zelf geen wachtwoorden bewaren.
De databank wordt geback-upt door de hostingpartij. Frequentie, hersteltermijn en bewaartermijn van die back-ups staan hier zodra ze bij die partij nagekeken zijn: [[BACK-UPBELEID]]. Wat wij vandaag wél kunnen zeggen, staat hierboven; wat we nog niet nagekeken hebben, vullen we niet in met een schatting.
6. Subverwerkers
De club geeft een algemene toestemming voor de subverwerkers hieronder. Bij een voorgenomen wijziging verwittigen we de club minstens [[BEZWAARTERMIJN SUBVERWERKER]] vooraf, zodat ze bezwaar kan maken. Maakt de club gemotiveerd bezwaar en raken we er niet uit, dan mag ze kosteloos opzeggen.
| Dienst | Rechtspersoon | Waarvoor | Welke gegevens | Waar |
|---|---|---|---|---|
| Microsoft Azure | [[AZURE-ENTITEIT]] | Hosting van de toepassing en de databank. | Alle gegevens die in het platform worden ingevoerd, inclusief die van minderjarigen. | Toepassing: West-Europa (Nederland). Databank: Noord-Europa (Ierland). |
| Cloudflare R2 | [[CLOUDFLARE-ENTITEIT]] | Opslag van geüploade bestanden en documenten. | Documenten, foto's en bijlagen die clubleden opladen, en de bestandsnamen daarvan. | Cloudflare kiest de opslagregio. Op de bucket staat geen EU-jurisdictie ingesteld, dus opslag binnen de EER is niet gegarandeerd. |
| Clerk | [[CLERK-ENTITEIT]] | Aanmelding, registratie en beheer van accounts. | E-mailadres, naam, wachtwoordgegevens en aanmeldgeschiedenis van accounthouders. | [[CLERK-REGIO]] |
| SMTP2GO | [[SMTP2GO-ENTITEIT]] | Verzending van e-mail (uitnodigingen, meldingen, herinneringen). | E-mailadres van de ontvanger en de inhoud van het bericht. | Europese Unie (het EU-eindpunt van SMTP2GO wordt gebruikt). |
| PostHog | [[POSTHOG-ENTITEIT]] | Serverlogboeken voor foutopsporing en werkingscontrole. | Technische logregels. Die kunnen identificatoren en foutmeldingen met persoonsgegevens bevatten. | Europese Unie (het EU-eindpunt van PostHog wordt gebruikt). |
| Google Analytics | [[GOOGLE-ENTITEIT]] | Bezoekersstatistieken van de publieke website. | IP-adres, apparaat- en browsergegevens, bezochte pagina's. Uitsluitend van bezoekers die daarvoor toestemming gaven. | Verenigde Staten en elders. Doorgifte op basis van het EU-VS-datakader en/of standaardcontractbepalingen. |
Klubba legt elke subverwerker dezelfde verplichtingen op als die in deze overeenkomst, en blijft tegenover de club aansprakelijk voor hun handelen. Dat is een verbintenis van ons, geen last die bij de club terechtkomt: raakt een subverwerker in de fout, dan spreekt de club óns aan.
7. Bijstand aan de club
Klubba helpt de club bij het beantwoorden van verzoeken van betrokkenen (inzage, verbetering, wissing, overdraagbaarheid, bezwaar) en bij haar verplichtingen rond beveiliging, meldingen van inbreuken en gegevensbeschermingseffectbeoordelingen. Ontvangen wij rechtstreeks een verzoek van een betrokkene, dan verwijzen we door naar de club en beantwoorden we het niet zelf.
Wissing: wat er gebeurt als een lid op de knop drukt
Elk lid kan zijn eigen account verwijderen vanuit zijn profiel, in elke rol, zonder het aan de club te vragen. Na drie bevestigingen en het overtypen van het eigen e-mailadres voert het platform één bewerking uit die niet ongedaan gemaakt kan worden. Er wordt niets teruggezet uit een back-up.
Bij die bewerking verdwijnen:
- verzonden en ontvangen berichten, evaluaties over deze persoon en scoutingrapporten over deze persoon. Dat is vrije tekst waar geen bewaarplicht op rust en die niet naamloos te maken is;
- carpoolafspraken, met het vertrek- en ophaaladres dat in de praktijk het thuisadres is;
- in- en afschrijvingen voor activiteiten, vrijwilligersshifts, beurtrollen, inschrijvingsaanvragen, gezinsbanden, en alle sessies en aanmeldkoppelingen;
- de wijzigingshistoriek van het profiel, inclusief de oude en de nieuwe waarde van elk veld;
- de profielfoto, ook uit de bestandsopslag.
De gebruikersrij zelf blijft bestaan, maar de persoon niet. Naam en e-mailadres worden vervangen door een naamloze aanduiding en een adres op een domein dat nergens bestaat. Adres, telefoon, geboortedatum, noodcontact, medische nota, aansluitingsnummer bij de federatie en alle aanmeldgegevens gaan op nul. Aanmelden is daarna onmogelijk, ook met een sessie die op een ander toestel nog openstond.
Wat blijft staan, staat er zonder naam, en het is telkens iets van de club: aanwezigheidscijfers (zonder die rij verandert de noemer van elke statistiek met terugwerkende kracht), wedstrijdbladen, de bezetting van zalen en velden, en de boekhouding. Notities bij aanwezigheden en wedstrijdselecties worden daarbij leeggemaakt, en de omschrijving van een zaalreservatie wordt vervangen, want daar staat in de praktijk een naam in.
Facturen volgen hun eigen regel. Is een factuur betaald of geannuleerd, dan gaat de naam meteen weg. Staat ze nog open, dan blijft de naam op de factuur staan tot ze afgehandeld is, op grond van artikel 17, lid 3, e AVG: een schuld zonder schuldenaar is geen schuld. Per club blijft er ook één spoorregel achter, zonder enig gewist gegeven erin, die bewijst dát er verwijderd is en wanneer.
Twee gevallen wachten even. De enige beheerder van een club met leden moet eerst een andere beheerder aanduiden, anders blijft er niemand over om de privacyverzoeken van de andere leden te beantwoorden. En het gedeelde demo-account kan niet verwijderd worden. Geen van beide is een weigering van het recht op vergetelheid, wel een volgorde.
Wat nog niet gebouwd is
Er is geen knop die het volledige dossier van één betrokkene uitvoert. Wel bestaan er CSV-uitvoeren van de ledenlijst, de facturen en het aanwezigheidsrapport. Een verzoek om inzage of overdraagbaarheid (artikelen 15 en 20 AVG) stellen we dus met de hand samen, binnen de termijn van één maand.
En let op het woord in de ledenlijst: wanneer de club daar een lid verwijdert, is dat een deactivering. De persoon verliest zijn toegang en verdwijnt uit de lijsten, maar zijn gegevens blijven staan. Wil de club dat een lid écht gewist wordt, dan laat ze het lid het zelf doen of vraagt ze het ons op info@klubba.app.
8. Inbreuken
Stelt Klubba een inbreuk in verband met persoonsgegevens vast, dan verwittigen we de betrokken club zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen [[MELDTERMIJN INBREUK]] na kennisname, met de gegevens die de club nodig heeft om binnen 72 uur te melden aan de toezichthouder.
9. Teruggave en verwijdering
Bij het einde van de overeenkomst krijgt de club [[EXPORTTERMIJN NA OPZEGGING]] om haar gegevens te exporteren. Daarna verwijdert of anonimiseert Klubba ze, samen met de kopieën bij subverwerkers, behalve wat de wet ons verplicht te bewaren. Die opkuis is vandaag een handeling van ons en niet van een taak die vanzelf loopt; zie ook de bewaartermijnen in de privacyverklaring.
10. Audit
Klubba stelt de club de informatie ter beschikking die nodig is om de naleving van dit artikel aan te tonen, en werkt mee aan audits door de club of een door haar aangestelde controleur, mits redelijke aankondiging en zonder de dienstverlening aan andere clubs te verstoren.
11. Doorgifte buiten de EER
De toepassing en de databank draaien binnen de EU. Waar een subverwerker gegevens buiten de EER kan verwerken, gebeurt dat op basis van een adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen. De kolom "waar" in de tabel bij artikel 6 zegt per leverancier wat we met zekerheid weten. Twee dingen staan daar met zoveel woorden in, omdat een club ze hoort te weten voor ze tekent: de bestandsopslag draagt geen EU-jurisdictie, en bij de leveranciers met een geel gemarkeerd veld is de plaats van verwerking nog niet bevestigd.
Een ondertekend exemplaar
Wil je club een ondertekende versie voor haar eigen dossier? Vraag ze op via info@klubba.app of info@klubba.app.
Laatst bijgewerkt op 7 augustus 2026