Concept: nog niet nagekeken door een jurist
Deze tekst is opgesteld door de bouwer van de site, niet door een advocaat, en is geen juridisch advies. Waar een afspraak nog niet vastligt, staat dat [[GEEL GEMARKEERD]] in de zin zelf, met erbij wat er dan geldt. Dat is er liever open dan ingevuld met een getal dat niemand beslist heeft. Het geheel wordt nagelezen door iemand met kennis van zaken vóór de bètaperiode eindigt of er gefactureerd wordt.
Privacyverklaring
Klubba is software waarmee een sportclub haar ledenwerking regelt. Daarbij worden persoonsgegevens verwerkt, ook van kinderen. Deze verklaring legt uit welke gegevens dat zijn, waarom ze verwerkt worden, hoe lang ze bewaard blijven en wat je eraan kan doen.
1. Twee rollen, en het verschil is belangrijk
De AVG onderscheidt de verwerkingsverantwoordelijke (wie beslist waarom en hoe gegevens verwerkt worden) van de verwerker (wie dat in opdracht uitvoert). Klubba heeft allebei de petten op, maar nooit tegelijk voor dezelfde gegevens.
De club is verantwoordelijke, wij zijn verwerker
Voor alles wat een club in het platform zet (leden, spelers, ouders, ploegen, aanwezigheden, evaluaties, noodcontacten, medische nota's, facturen) is de club de verwerkingsverantwoordelijke. De club beslist welke gegevens ze bijhoudt en waarom. Klubba verwerkt die gegevens uitsluitend in opdracht van de club, volgens de verwerkersovereenkomst.
Ben je lid, speler of ouder en wil je weten wat er over jou of je kind bijgehouden wordt, of wil je het laten verbeteren of wissen? Richt je dan in de eerste plaats tot je club. Wij mogen die gegevens niet op eigen houtje aan derden tonen of wissen, ook niet aan jou, zonder opdracht van de club. Wel helpen we de club om jouw verzoek uit te voeren.
Wij zijn verantwoordelijke
Voor een kleiner geheel is Klubba zelf verantwoordelijke: de gegevens van bezoekers van de website, van wie een account aanmaakt of een club registreert, van wie ons contacteert, en de technische logboeken die we nodig hebben om de dienst te laten werken en te beveiligen.
- Verantwoordelijke
- Benjamin Ceyssens, handelend onder de handelsnaam Flexbit
- Rechtsvorm
- Natuurlijk persoon (eenmanszaak)
- Adres
- Peerderbaan 61, 3990 Peer, België
- Ondernemingsnummer
- 0650.741.326
- Contact privacy
- info@klubba.app
- Functionaris gegevensbescherming
- Niet aangesteld. Vragen over gegevensbescherming komen aan op het adres hierboven.
2. Welke gegevens verwerken we?
Gegevens die de club invoert
- Identificatie: voornaam, achternaam, geboortedatum, geslacht, adres, e-mailadres, telefoonnummer, foto.
- Clubgegevens: ploeg, rol, rugnummer, lidmaatschap, seizoen, aansluitingsnummer bij de federatie.
- Gezinsverbanden: welk kind bij welke ouder of voogd hoort.
- Noodcontacten: naam en telefoonnummer van wie verwittigd moet worden.
- Werking: aanwezigheden, in- en afschrijvingen voor activiteiten, carpoolafspraken, vrijwilligerstaken, berichten en aankondigingen.
- Sportief: evaluaties, trainingsplannen, selecties.
- Financieel: lidgelden, facturen en betalingen.
- Documenten: bestanden die de club oplaadt, zoals reglementen of formulieren.
Gezondheidsgegevens: bijzondere categorie
Het platform voorziet een veld voor medische nota's (allergieën, aandoeningen, medicatie). Dat zijn gegevens over gezondheid en die vallen onder artikel 9 AVG: verwerking is in principe verboden, tenzij er een uitzondering geldt. In de praktijk steunt een club hiervoor doorgaans op de uitdrukkelijke toestemming van het lid of van de ouder (art. 9, lid 2, a), of op de bescherming van vitale belangen (art. 9, lid 2, c) bij een noodgeval.
Technisch zijn deze gegevens in het platform afgeschermd: enkel staf van de eigen ploegen, de betrokkene zelf en zijn ouders krijgen ze te zien, en ze verschijnen niet in exports of logboeken van wijzigingen. De club blijft er niettemin verantwoordelijk voor dat ze een geldige grondslag heeft om ze te vragen, en dat ze niet meer vraagt dan nodig.
Gegevens die wij zelf verzamelen
- Account: e-mailadres, naam en aanmeldgegevens, beheerd via onze aanmelddienst.
- Technische logboeken: tijdstip, foutmeldingen, identificatoren van verzoeken. Bewaard om storingen op te sporen en misbruik te herkennen.
- Websitestatistieken: enkel als je daarvoor toestemming gaf. Zie het cookiebeleid.
- Contact: wat je ons stuurt per e-mail of WhatsApp.
3. Kinderen
Een groot deel van de gegevens in Klubba gaat over minderjarigen. Dat is geen bijzaak maar de kern van wat een jeugdwerking is, en het legt de lat hoger.
Klubba biedt zijn dienst niet rechtstreeks aan kinderen aan: een club maakt de accounts aan en nodigt leden uit. De toestemmingsregel van artikel 8 AVG voor diensten van de informatiemaatschappij (waarbij een kind onder de leeftijdsgrens enkel met toestemming van de ouder mag worden verwerkt) is daarom niet de gebruikelijke grondslag. De club steunt in de regel op de uitvoering van het lidmaatschap of op haar gerechtvaardigd belang, en voor medische gegevens op uitdrukkelijke toestemming.
Waar die regel wél zou spelen, telt de leeftijdsgrens uit artikel 8, lid 1 AVG. De verordening legt zestien jaar op en laat elke lidstaat toe die grens te verlagen tot ten minste dertien jaar. De grens die in België geldt, is hier nog niet nagekeken bij de wettekst zelf en staat daarom open: [[LEEFTIJDSGRENS ARTIKEL 8 AVG IN BELGIË]]. We schrijven er liever niets dan iets wat we niet bij de bron gecontroleerd hebben.
Wat we wél garanderen: gegevens van kinderen worden nooit gebruikt voor reclame, nooit verkocht, nooit doorgegeven aan derden voor hun eigen doeleinden, en nooit gebruikt om profielen op te bouwen buiten de sportieve opvolging die de club zelf invoert.
4. Waarom en op welke rechtsgrond?
| Doel | Rechtsgrond (AVG art. 6) |
|---|---|
| De dienst leveren aan de club: accounts, ploegen, kalender, communicatie. | Uitvoering van de overeenkomst met de club (lid 1, b). |
| Ledenadministratie en sportieve werking binnen de club. | Overeenkomst van lidmaatschap of gerechtvaardigd belang van de club (lid 1, b of f). De club bepaalt dit. |
| Medische nota's en noodcontacten. | Uitdrukkelijke toestemming, of vitale belangen bij een noodgeval (art. 9, lid 2, a of c). |
| Facturatie en boekhouding. | Wettelijke verplichting en uitvoering van de overeenkomst (lid 1, c en b). |
| Beveiliging, foutopsporing en misbruikpreventie. | Gerechtvaardigd belang bij een werkende en veilige dienst (lid 1, f). |
| Websitestatistieken. | Toestemming (lid 1, a). |
5. Met wie delen we gegevens?
We verkopen geen gegevens en geven ze niet door voor reclame. Wel doen we een beroep op leveranciers die namens ons verwerken. Met elk van hen is een verwerkersovereenkomst nodig; die staat als aandachtspunt in de verwerkersovereenkomst.
| Dienst | Rechtspersoon | Waarvoor | Welke gegevens | Waar |
|---|---|---|---|---|
| Microsoft Azure | [[AZURE-ENTITEIT]] | Hosting van de toepassing en de databank. | Alle gegevens die in het platform worden ingevoerd, inclusief die van minderjarigen. | Toepassing: West-Europa (Nederland). Databank: Noord-Europa (Ierland). |
| Cloudflare R2 | [[CLOUDFLARE-ENTITEIT]] | Opslag van geüploade bestanden en documenten. | Documenten, foto's en bijlagen die clubleden opladen, en de bestandsnamen daarvan. | Cloudflare kiest de opslagregio. Op de bucket staat geen EU-jurisdictie ingesteld, dus opslag binnen de EER is niet gegarandeerd. |
| Clerk | [[CLERK-ENTITEIT]] | Aanmelding, registratie en beheer van accounts. | E-mailadres, naam, wachtwoordgegevens en aanmeldgeschiedenis van accounthouders. | [[CLERK-REGIO]] |
| SMTP2GO | [[SMTP2GO-ENTITEIT]] | Verzending van e-mail (uitnodigingen, meldingen, herinneringen). | E-mailadres van de ontvanger en de inhoud van het bericht. | Europese Unie (het EU-eindpunt van SMTP2GO wordt gebruikt). |
| PostHog | [[POSTHOG-ENTITEIT]] | Serverlogboeken voor foutopsporing en werkingscontrole. | Technische logregels. Die kunnen identificatoren en foutmeldingen met persoonsgegevens bevatten. | Europese Unie (het EU-eindpunt van PostHog wordt gebruikt). |
| Google Analytics | [[GOOGLE-ENTITEIT]] | Bezoekersstatistieken van de publieke website. | IP-adres, apparaat- en browsergegevens, bezochte pagina's. Uitsluitend van bezoekers die daarvoor toestemming gaven. | Verenigde Staten en elders. Doorgifte op basis van het EU-VS-datakader en/of standaardcontractbepalingen. |
Daarnaast kunnen gegevens gedeeld worden met de sportfederatie wanneer de club de kalenderkoppeling gebruikt, en met overheidsinstanties wanneer de wet ons daartoe verplicht.
Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
De toepassing en de databank draaien binnen de EU. Voor leveranciers die gegevens buiten de EER kunnen verwerken, steunt de doorgifte op een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of op standaardcontractbepalingen. De kolom "waar" in de tabel hierboven zegt per leverancier wat we daarover met zekerheid weten. Waar die kolom nog een geel gemarkeerd veld toont, is de plaats van verwerking bij die leverancier niet bevestigd, en dan lees je dat daar ook.
6. Hoe lang bewaren we gegevens?
Zolang de club klant is, blijven haar gegevens beschikbaar: een club moet haar ledenhistoriek over seizoenen heen kunnen raadplegen. Daarna gelden de termijnen hieronder.
- Ledengegevens: tot de club ze wist, of tot [[BEWAARTERMIJN NA EINDE LIDMAATSCHAP]] na het einde van het lidmaatschap.
- Medische nota's: te wissen zodra het lidmaatschap eindigt: deze gegevens hebben geen historische waarde voor de club.
- Facturen en boekhouding: zeven jaar, wegens de wettelijke bewaarplicht.
- Technische logboeken: [[BEWAARTERMIJN LOGBOEKEN]].
- Na opzegging door de club: [[EXPORTTERMIJN NA OPZEGGING]] om te exporteren, daarna verwijdering of anonimisering.
- Als je je account zelf verwijdert: onmiddellijk, in één bewerking. Wat dan precies verdwijnt en wat er zonder je naam blijft staan, staat in artikel 7 van de verwerkersovereenkomst.
Eén ding hoor je liever van ons dan dat je het zelf ontdekt: op de termijnen hierboven staat vandaag geen automatische opkuis. Er draait geen taak die na afloop van een termijn uit zichzelf gegevens wist. Ze worden dus met de hand toegepast, en dat betekent in de praktijk dat een termijn kan verstrijken zonder dat er iets gebeurt tot iemand ernaar kijkt. De verwijdering die een lid zelf in gang zet, is wel volledig geautomatiseerd.
7. Jouw rechten
Je hebt het recht op inzage, verbetering, wissing, beperking, bezwaar en overdraagbaarheid, en het recht om een gegeven toestemming in te trekken. Intrekken kan altijd en verandert niets aan wat vóór de intrekking al gebeurde.
Gaat het over gegevens die in het platform van een club staan, richt je verzoek dan tot die club: zij is de verantwoordelijke en wij voeren enkel uit. Gaat het over je account of over deze website, dan kan je ons rechtstreeks bereiken op info@klubba.app. We antwoorden binnen één maand.
Ben je het oneens met hoe we je verzoek behandelen, dan kan je klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be, gegevensbeschermingsautoriteit.be.
8. Beveiliging
Toegang tot gegevens loopt via rollen: een trainer ziet zijn ploeg, een ouder enkel het eigen gezin, medische nota's alleen wie daarvoor bevoegd is. Verkeer verloopt versleuteld, bestanden worden uitgeleverd via een route die de club in de sleutel toetst aan de sessie, en wachtwoorden worden beheerd door een gespecialiseerde aanmelddienst.
Geen enkel systeem is onfeilbaar. Merk je een kwetsbaarheid, meld ze dan op info@klubba.app in plaats van ze publiek te maken. Bij een inbreuk in verband met persoonsgegevens verwittigen we de betrokken clubs zonder onredelijke vertraging, zodat zij hun meldplicht van 72 uur kunnen nakomen.
9. Wijzigingen
We passen deze verklaring aan wanneer de dienst verandert. Bij een wezenlijke wijziging (een nieuwe verwerking, een nieuw doel of een nieuwe subverwerker) verwittigen we de clubs vooraf.
Laatst bijgewerkt op 7 augustus 2026