Privacyverklaring

Klubba is software waarmee een sportclub haar ledenwerking regelt. Daarbij worden persoonsgegevens verwerkt, ook van kinderen. Deze verklaring legt uit welke gegevens dat zijn, waarom ze verwerkt worden, hoe lang ze bewaard blijven en wat je eraan kan doen.

1. Twee rollen, en het verschil is belangrijk

De AVG onderscheidt de verwerkingsverantwoordelijke (wie beslist waarom en hoe gegevens verwerkt worden) van de verwerker (wie dat in opdracht uitvoert). Klubba heeft allebei de petten op, maar nooit tegelijk voor dezelfde gegevens.

De club is verantwoordelijke, wij zijn verwerker

Voor alles wat een club in het platform zet (leden, spelers, ouders, ploegen, aanwezigheden, evaluaties, noodcontacten, medische nota's, facturen) is de club de verwerkingsverantwoordelijke. De club beslist welke gegevens ze bijhoudt en waarom. Klubba verwerkt die gegevens uitsluitend in opdracht van de club, volgens de verwerkersovereenkomst.

Ben je lid, speler of ouder en wil je weten wat er over jou of je kind bijgehouden wordt, of wil je het laten verbeteren of wissen? Richt je dan in de eerste plaats tot je club. Wij mogen die gegevens niet op eigen houtje aan derden tonen of wissen, ook niet aan jou, zonder opdracht van de club. Wel helpen we de club om jouw verzoek uit te voeren.

Wij zijn verantwoordelijke

Voor een kleiner geheel is Klubba zelf verantwoordelijke: de gegevens van bezoekers van de website, van wie een account aanmaakt of een club registreert, van wie ons contacteert, en de technische logboeken die we nodig hebben om de dienst te laten werken en te beveiligen.

Verantwoordelijke

Flexbit

Rechtsvorm

Natuurlijk persoon (eenmanszaak)

Adres

Peerderbaan 61, 3990 Peer, België

Ondernemingsnummer

0650.741.326

Contact privacy

info@klubba.app

Functionaris gegevensbescherming

Niet aangesteld. Vragen over gegevensbescherming komen aan op het adres hierboven.

2. Welke gegevens verwerken we?

Gegevens die de club invoert

• Identificatie: voornaam, achternaam, geboortedatum, geslacht, adres, e-mailadres, telefoonnummer, foto.
• Clubgegevens: ploeg, rol, rugnummer, lidmaatschap, seizoen, aansluitingsnummer bij de federatie.
• Gezinsverbanden: welk kind bij welke ouder of voogd hoort.
• Noodcontacten: naam en telefoonnummer van wie verwittigd moet worden.
• Werking: aanwezigheden, in- en afschrijvingen voor activiteiten, carpoolafspraken, vrijwilligerstaken, berichten en aankondigingen.
• Sportief: evaluaties, trainingsplannen, selecties.
• Financieel: lidgelden, facturen en betalingen.
• Documenten: bestanden die de club oplaadt, zoals reglementen of formulieren.
• Tornooien: welke ploeg van welke club zich inschreef, met het contactblok dat die club zelf invulde, en de namen van de scheidsrechters die de organisator op zijn blad zet. Van een scheidsrechter houdt het platform niets meer bij dan die naam.

Bij dat laatste hoort een eerlijke kanttekening. Een scheidsrechter op een tornooiblad heeft zelf niets ingevuld en weet doorgaans niet dat zijn naam in Klubba staat. Wij kunnen hem dat niet zeggen, want wij kennen hem niet: wij hebben alleen die naam, geen adres en geen telefoonnummer. Het is dus de club die hem hierover moet inlichten (artikel 14 AVG), en het scherm waar zij die namen invoert, zegt haar dat met zoveel woorden. Wil je je naam eerder weg dan de termijn in § 6, richt je dan tot die club.

Gezondheidsgegevens: bijzondere categorie

Het platform voorziet een veld voor medische nota's (allergieën, aandoeningen, medicatie). Dat zijn gegevens over gezondheid en die vallen onder artikel 9 AVG: verwerking is in principe verboden, tenzij er een uitzondering geldt. In de praktijk steunt een club hiervoor doorgaans op de uitdrukkelijke toestemming van het lid of van de ouder (art. 9, lid 2, a), of op de bescherming van vitale belangen (art. 9, lid 2, c) bij een noodgeval.

Technisch zijn deze gegevens in het platform afgeschermd: enkel staf van de eigen ploegen, de betrokkene zelf en zijn ouders krijgen ze te zien, en ze verschijnen niet in exports of logboeken van wijzigingen. De club blijft er niettemin verantwoordelijk voor dat ze een geldige grondslag heeft om ze te vragen, en dat ze niet meer vraagt dan nodig.

Gegevens die wij zelf verzamelen

• Account: e-mailadres, naam en aanmeldgegevens, beheerd via onze aanmelddienst.
• Technische logboeken: tijdstip, foutmeldingen, identificatoren van verzoeken. Bewaard om storingen op te sporen en misbruik te herkennen.
• Foutopsporing in de toepassing: zodra je aangemeld bent, houden we bij op welk scherm je stond, met welke rol, en welke foutmeldingen je browser gaf. Er wordt ook een opname van de schermsessie gemaakt waarin alle tekst gemaskeerd is: te zien zijn de indeling, de bewegingen, de kliks en de fouten, niet wat er staat. Je naam en je e-mailadres gaan er niet mee, en de adressen van de pagina's ook niet. Het loopt niet op de publieke pagina's. Zie het cookiebeleid voor de volledige uitleg.
• Websitestatistieken: enkel als je daarvoor toestemming gaf. Zie het cookiebeleid.
• Contact: wat je ons stuurt per e-mail of WhatsApp.
• Proefaanvraag: vraag je op /demo een proefclub aan, dan houden we je naam, e-mailadres, telefoonnummer en clubkeuze bij om die proefomgeving klaar te zetten en je erover te mailen, en om je daarna over Klubba aan te spreken: dat is een zakelijk contact met je club. Naar derden gaan deze gegevens nooit.

3. Kinderen

Een groot deel van de gegevens in Klubba gaat over minderjarigen. Dat is geen bijzaak maar de kern van wat een jeugdwerking is, en het legt de lat hoger.

Klubba biedt zijn dienst niet rechtstreeks aan kinderen aan: een club maakt de accounts aan en nodigt leden uit. De toestemmingsregel van artikel 8 AVG voor diensten van de informatiemaatschappij (waarbij een kind onder de leeftijdsgrens enkel met toestemming van de ouder mag worden verwerkt) is daarom niet de gebruikelijke grondslag. De club steunt in de regel op de uitvoering van het lidmaatschap of op haar gerechtvaardigd belang, en voor medische gegevens op uitdrukkelijke toestemming.

Waar die regel wél zou spelen, telt de leeftijdsgrens uit artikel 8, lid 1 AVG. De verordening legt zestien jaar op en laat elke lidstaat toe die grens te verlagen tot ten minste dertien jaar. België koos de laagste grens: 13 jaar, vastgelegd in artikel 7 van de wet van 30 juli 2018.

Wat we wél garanderen: gegevens van kinderen worden nooit gebruikt voor reclame, nooit verkocht, nooit doorgegeven aan derden voor hun eigen doeleinden, en nooit gebruikt om profielen op te bouwen buiten de sportieve opvolging die de club zelf invoert.

4. Waarom en op welke rechtsgrond?

5. Met wie delen we gegevens?

We verkopen geen gegevens en geven ze niet door voor reclame. Wel doen we een beroep op leveranciers die namens ons verwerken. Met elk van hen is een verwerkersovereenkomst nodig; die staat als aandachtspunt in de verwerkersovereenkomst.

Daarnaast kunnen gegevens gedeeld worden met overheidsinstanties wanneer de wet ons daartoe verplicht.

Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

De toepassing en de databank draaien binnen de EU. Voor leveranciers die gegevens buiten de EER kunnen verwerken, steunt de doorgifte op een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of op standaardcontractbepalingen. De kolom "waar" in de tabel hierboven zegt per leverancier wat we daarover met zekerheid weten, met de vennootschap erbij die de gegevens werkelijk verwerkt.

6. Hoe lang bewaren we gegevens?

Zolang de club klant is, blijven haar gegevens beschikbaar: een club moet haar ledenhistoriek over seizoenen heen kunnen raadplegen. Daarna gelden de termijnen hieronder.

• Ledengegevens: tot de club ze wist, of tot 12 maanden na het einde van het lidmaatschap.
• Medische nota's: te wissen zodra het lidmaatschap eindigt: deze gegevens hebben geen historische waarde voor de club.
• Facturen en boekhouding: zeven jaar, wegens de wettelijke bewaarplicht.
• Technische logboeken: 12 maanden; opnames van schermsessies 1 maand.
• Na opzegging door de club: 30 kalenderdagen om te exporteren, daarna verwijdering of anonimisering.
• Een proefaanvraag op /demo: we bewaren je naam, e-mailadres en clubkeuze om je proefclub klaar te zetten en je erover te mailen. Wordt de aanvraag afgewezen of trek je ze in, dan volgen deze gegevens de termijn van de verkoopopvolging hieronder.
• Wie we als mogelijke klant opvolgen: 12 maanden na het laatste bezoek, en 3 maanden nadat de opvolging is afgerond of je hebt laten weten dat het niet hoeft. Schrijf je je uit, dan gebeurt het meteen; zie § 7.
• Als je een ploeg inschrijft voor het tornooi van een club: je naam, e-mailadres, telefoonnummer en wat je erbij schreef, tot 6 maanden na de dag van het tornooi. Trek je je aanvraag zelf in, dan gebeurt het meteen. Wat daarna blijft staan, is welke ploeg van welke club er die dag was: dat is de geschiedenis van het tornooi en wijst niemand persoonlijk aan. Je hoeft hiervoor geen account te maken, en deze gegevens komen niet op de publieke pagina.
• Als een club je als scheidsrechter op haar tornooiblad zet: alleen je naam, en niets anders: geen e-mailadres, geen telefoonnummer, geen geboortedatum en geen account. Ze verdwijnt vanzelf 6 maanden na de dag van het tornooi. Deze naam heb je niet zelf ingevuld: de organisator tikte hem in. Wil je hem er eerder af, vraag dat dan aan die club; zie § 7.
• Als je je account zelf verwijdert: onmiddellijk, in één bewerking. Wat dan precies verdwijnt en wat er zonder je naam blijft staan, staat in artikel 7 van de verwerkersovereenkomst.

Eén ding hoor je liever van ons dan dat je het zelf ontdekt: niet elke termijn hierboven wordt vanzelf toegepast. Wat er elke ochtend uit zichzelf gebeurt, is de opkuis rond tornooien: het contactblok van wie een ploeg inschreef bij een andere club, en de namen van wie als scheidsrechter op een tornooiblad gezet werd. De overige termijnen worden vandaag met de hand toegepast, en dat betekent in de praktijk dat er een kan verstrijken zonder dat er iets gebeurt tot iemand ernaar kijkt; de opkuis van de ledengegevens en die van de demo zijn wel gebouwd, maar worden met de hand aangezet. Drie dingen lopen daarnaast vanzelf en onmiddellijk: de verwijdering die een lid zelf in gang zet, het intrekken van een tornooi-aanvraag, en het uitschrijven hieronder.

7. Jouw rechten

Je hebt het recht op inzage, verbetering, wissing, beperking, bezwaar en overdraagbaarheid, en het recht om een gegeven toestemming in te trekken. Intrekken kan altijd en verandert niets aan wat vóór de intrekking al gebeurde.

Gaat het over gegevens die in het platform van een club staan, richt je verzoek dan tot die club: zij is de verantwoordelijke en wij voeren enkel uit. Gaat het over je account of over deze website, dan kan je ons rechtstreeks bereiken op info@klubba.app. We antwoorden binnen één maand.

Een proefclub aangevraagd en niet meer gecontacteerd willen worden

Vroeg je een proefclub aan, dan spreken we je daarna aan over Klubba. Dat steunt op ons gerechtvaardigd belang en niet op je toestemming, en daar hoort een bezwaarrecht bij dat we niet mogen afwegen: zeg je neen, dan is het neen (art. 21, lid 2 AVG). Het moet ook even makkelijk zijn als het aangaan ervan, dus vragen we er geen account voor en geen reden bij.

Ga naar /demo/uitschrijven en vul je e-mailadres in. Dezelfde link hoort onderaan elke mail te staan die we je over Klubba sturen; je hebt er dus geen mail voor nodig, en met een mail hoef je niets op te zoeken. We wissen onmiddellijk je naam, je e-mailadres en de club die je koos uit de opvolging. Een lopende proefclub blijft gewoon werken: een recht uitoefenen mag je geen dienst kosten.

Eén ding blijft daarna staan, en je hoort te weten waarom. We bewaren een versleuteld kenmerk van je e-mailadres, waaruit het adres zelf niet terug te lezen is. Dat dient uitsluitend om je te herkennen als je later nog eens een aanvraag doet, zodat je dan niet opnieuw op de lijst komt. Zouden we ook dat wissen, dan was je uitschrijving na één nieuw bezoek weer verdwenen, en je met rust laten door je adres te bewaren is meer in plaats van minder.

Wil je liever eerst weten wát we over je bijhouden, of laat je het liever door een mens doen? Mail info@klubba.app. We zoeken op je e-mailadres, sturen je terug wat er staat (je naam, je adres, je rol, de club die je koos, hoe vaak je keek en tot wanneer we het bewaren) en wissen het op verzoek in dezelfde beweging.

Ben je het oneens met hoe we je verzoek behandelen, dan kan je klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be, gegevensbeschermingsautoriteit.be.

8. Beveiliging

Toegang tot gegevens loopt via rollen: een trainer ziet zijn ploeg, een ouder enkel het eigen gezin, medische nota's alleen wie daarvoor bevoegd is. Verkeer verloopt versleuteld, bestanden worden uitgeleverd via een route die de club in de sleutel toetst aan de sessie, en wachtwoorden worden beheerd door een gespecialiseerde aanmelddienst.

Geen enkel systeem is onfeilbaar. Merk je een kwetsbaarheid, meld ze dan op info@klubba.app in plaats van ze publiek te maken. Bij een inbreuk in verband met persoonsgegevens verwittigen we de betrokken clubs zonder onredelijke vertraging, zodat zij hun meldplicht van 72 uur kunnen nakomen.

9. Wijzigingen

We passen deze verklaring aan wanneer de dienst verandert. Bij een wezenlijke wijziging (een nieuwe verwerking, een nieuw doel of een nieuwe subverwerker) verwittigen we de clubs vooraf.

Laatst bijgewerkt op 11 september 2026